OMDS ging op gesprek bij Jorn Bertens en Bob van der Maarel, - respectievelijk Lead Procurement Van Oord Ship Management en Contract Manager Procurement and Supply Chain - bij Van Oord en allebei actief in de werkgroep OMDS. Aan hen de vraag “What’s in it for you”? Waarom is het zo belangrijk dat we als Nederlandse maritieme sector en maakindustrie samenwerken en data efficiënt delen?
Jorn: “Als ik aan OMDS denk... zijn we in 2016 begonnen. We gaan gestaag door en bouwen het geleidelijk op. We hebben nu het momentum om onze data te verrijken. Ook hebben we het momentum om een plaats te geven aan een assetmanagement-systeem. Dit vereist de inzet van nieuwe krachten. Binnen Van Oord zijn we actief met een nieuw assetmanagementsysteem, plus een nieuw ERP-systeem. We geven al enkele jaren aan dat als je OMDS aan een bestaand systeem koppelt, het eenvoudig geïntegreerd kan worden als een extra functionaliteit.
We maken nu de stap naar OMDS als een vereiste met grote impact. Ik heb de processen visueel inzichtelijk gemaakt, vanaf het vaststellen van de vereisten tot het omzetten ervan in een aanvraag, het inkoopproces, het logistieke proces en uiteindelijk de levering aan boord. Voor OMDS zijn er in totaal 50 velden betrokken bij deze processen. Met de omvang aan de orders die Van Oord elk jaar doet, zo’n 25.000 per jaar, speelt goede data een belangrijke rol. Wanneer je op een schip direct het juiste item kunt bestellen, zonder fouten in het hele traject, dan scheelt dat enorm in de kosten die daarmee gepaard gaan.”
“Alles wat je aan boord van een schip bestelt, is ook precies wat je krijgt. Met OMDS wordt het hele proces transparant, waardoor fouten in de supply chain worden geminimaliseerd. Het zorgt voor een duidelijk inzicht. Stel dat je aangeeft dat op een schip een hamer, bout of moer met specifieke specificaties nodig is, dan wordt dit aan het begin van het proces vastgelegd. Vervolgens komt de order bij de leverancier terecht, die misschien nog een vraag stelt: bedoel je dit? Of ze interpreteren het op hun eigen manier, wat kan leiden tot het verkeerd afleveren van iets aan boord. Ongeveer 5 procent van wat we afleveren aan boord is niet het juiste, en dat is erg zonde!”
Jorn vervolgt: “We hebben een vloot van 100 schepen, hiervoor zetten we enorm veel processen in gang. Denk aan een schip in Europa aan het werk dat elke maand een vrachtwagen met leveringen ontvangt – om nog maar te zwijgen over de verzend- en importkosten die gepaard gaan met zendingen naar schepen in het Verre Oosten of Brazilië. Zuivere data is van enorm belang. Daarom zijn OMDS en ETIM zo waardevol. Stel je voor dat een schip dan uiteindelijk het verkeerde krijgt…. Kun je opnieuw beginnen.”
Jorn: “Zeker! Er zijn bovendien ook dagelijks veel mensen bezig om alle processen aan elkaar te knopen. En deze groep van ongeveer 25 bedienen de behoefte van een paar duizend man aan boord. Ongeveer 50 procent van onze operationele inkoopactiviteiten wordt besteed aan transactionele taken, om dus de ontbrekende gegevens aan te vullen. En die zetten ook weer allerlei leveranciers aan het werk, die komen terug met vragen als “wat bedoel je precies”.
Al deze mensen samen vertegenwoordigen aanzienlijke kosten. Het draait niet alleen om de inkopers. Het gaat erom dat je kunt zorgen dat de mensen op het schip of project meteen het juiste ontvangen. Als ze iets krijgen dat niet compleet of correct is, komt het weer bij de inkoop terecht. Die afdeling gaat weer naar de leverancier, die vervolgens ook weer een vraag stelt. Zo houden we elkaar alleen maar bezig als we niet efficiënt met data omgaan. En de mensen aan boord hebben ook geen tijd om uit te pluizen wat er nodig is, die willen aan het werk!”
Bob van der Maarel vult aan: “Het gaat ook nog wel eens in fases. Als bijvoorbeeld een pomponderdeel op transport gaat, heb je een andere databehoefte, eentje die verder gaat dan alleen een serienummer. Als je na de bestelling erachter komt dat er ook nog een andere code bij geleverd moet worden, die je nog niet in je datasysteem hebt staan, werkt dat enorm vertragend en kun je weer van vooraf aan beginnen.”
Jorn: “Ik werk 40 uur in de week, in die tijd ben ik altijd al een paar uur in de week bezig met het rechtzetten van data, direct of indirect. Als ik gesprekken heb met een leverancier wil ik het over zaken hebben die ertoe doen. Niet alleen maar praten over processen die niet lopen, gegevens die onvolledig zijn. Ik wil strategische gesprekken kunnen voeren. En dan hebben we honderden leveranciers, met misschien een belangrijke top tien. Dus mijn tijd moet goed ingedeeld kunnen worden. En hetzelfde geldt voor de leveranciers, het is toch zonde van zijn tijd om te praten over dingen die niks opleveren. Van een gesprek van drie uur blijft dan af en toe maar een half uur over om te praten over dingen waar we echt het geld mee verdienen samen.”
Jorn: “Wat is onze corebusiness? Onze schepen moeten draaien! En behalve over mismatches in facturen of geleverde items, moeten we ook in het inkoopproces nadenken over sustainability, cyber security. Ik wil de capaciteit die we hebben om goed in te kopen ook goed inzetten.”
Bob: “Ik denk dat het ook verstandig is om te denken vanuit het perspectief van de leverancier in dit geheel. We moeten aan leveranciers heel duidelijk maken dat het voor hen enorm veel voordeel oplevert als zij op één centraal platform hun data onderhouden, uploaden. Alle afnemende partijen binnen OMDS – denk aan reders, baggeraars, scheepsbouwers – kunnen dan voor hun klanten alle gegevens uit één platform halen. We hebben, zeker met internationale transporten, allemaal dezelfde soort gegevens nodig. Het is zo zonde van de tijd als iedereen steeds opnieuw het wiel moet uitvinden.”
Zou het helpen als we wat mooie casestudies naar voren halen, bijvoorbeeld uit de installatiesector, die laten zien dat OMDS en de 2BA-datapool echt werken?
Jorn: “Jazeker, we moeten dan wel een beetje een “sexy” bedrijf vinden, een case waar je je mee wilt verbinden. Ik denk dat het enorm zou helpen als we als OMDS daarnaar kunnen verwijzen. We zien dat de oorspronkelijke initiatiefnemers van OMDS echt stappen aan het maken zijn. En we moeten zorgen dat het voor iedereen heel duidelijk is, de urgentie laten zien. Uiteindelijk kan het ook zo worden dat het exponentieel gaat groeien. Hoe meer bedrijven zich aansluiten, hoe beter het werkt. Als je dan niet deelneemt, dan mis je de boot.”
“Het belangrijkste is om de zin van de efficiëntieverbetering duidelijk te laten zien. Al die mensen die bezig zijn met dat inkoopproces, dat moeten we terugverdienen met baggeren, met havens maken. Als mensen aan boord hun tijd moeten verdoen met het zoeken naar goede gegevens, het voorbereiden van onderhoud en alles wat erbij hoort, en je zet dat uit tegen de kosten, dan schrik je enorm. Laten we zeggen, aan het begin van de levensduur van een schip hebben zo’n 13.000 items aan boord, vijf jaar later zijn er misschien nog een paar duizend bij. Als we dan kleine fouten maken in het inkoopproces die grote gevolgen hebben, dan verliezen we veel geld. Zeker als we elkaar bezig blijven houden met onze eigen Excel-sheets. En ja, het implementeren van een nieuw ERP-systeem dat kan aansluiten op de 2BA-datapool, brengt kosten met zich mee maar onder aan de streep - als alles beter en sneller en transparanter werkt - levert het geld op!”
